Comment le Yacht Club de Carnac modernise sa gouvernance grâce au vote en ligne

Présentation du Yacht Club de Carnac

Créé en 1960, le Yacht Club de Carnac est aujourd’hui reconnu comme l’une des plus grandes bases nautiques de France. Implanté au cœur du Morbihan, il joue un rôle majeur dans le développement de la voile sportive et de loisir, en accueillant plusieurs milliers de stagiaires chaque année, enfants, adolescents et adultes.

Au-delà de son activité sportive, le Yacht Club de Carnac s’inscrit dans une démarche écoresponsable forte, avec un engagement concret en faveur de la protection de l’environnement, de la sensibilisation aux enjeux maritimes et de la préservation du littoral.

Cette vision moderne et responsable se reflète également dans sa gouvernance associative, considérée comme un élément clé de la vie du club.

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La gouvernance, pilier de la vie associative du club

Comme toute association structurée, le Yacht Club de Carnac repose sur des organes de décision essentiels :

Le Conseil d’administration

Le conseil d’administration assure le pilotage stratégique du club, la prise de décisions opérationnelles et le suivi des orientations à moyen et long terme.

Les assemblées générales

Les assemblées générales constituent des moments clés de la vie démocratique du club. Elles permettent :

• d’informer les membres,
• de soumettre des résolutions au vote,
• de valider les orientations,
• d’élire les représentants,
• et d’assurer la transparence de la gestion.

La qualité de l’organisation de ces instances conditionne directement la participation des membres, le respect du quorum, et la légalité des décisions prises.

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Les enjeux de modernisation des assemblées générales et conseils d’administration

Dans un contexte de transformation des usages, le Yacht Club de Carnac a souhaité moderniser la gouvernance de ses organes de décision, avec plusieurs objectifs clairs :

• Améliorer l’accessibilité pour l’ensemble des membres, qu’ils soient présents physiquement ou à distance.
• Gagner du temps dans l’organisation des assemblées générales et conseils d’administration.
• Sécuriser les votes et renforcer la confiance dans le processus décisionnel.
• Simplifier la gestion administrative, de la convocation jusqu’au procès-verbal.
• Garantir la conformité légale et le respect du RGPD.

La modernisation concernait l’ensemble du processus :

• convocation électronique,
• partage de la documentation,
• inscriptions,
• gestion des procurations,
• feuille de présence,
• vote en direct, en présentiel et en distanciel,
• calcul du quorum,
• et génération des procès-verbaux.

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Pourquoi le Yacht Club de Carnac a choisi le vote électronique

Face à ces enjeux, le vote électronique s’est imposé comme une solution évidente pour professionnaliser et fiabiliser la gouvernance du club.

Le vote électronique permet notamment :

• de faciliter la participation des membres éloignés géographiquement,
• de garantir l’intégrité de l’urne électronique,
• d’assurer un dépouillement fiable et traçable,
• et de renforcer la transparence des décisions prises en assemblée générale ou en conseil d’administration.

Encore fallait-il choisir une solution spécialisée, sécurisée, et adaptée au monde associatif et sportif.

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Voteer, une solution adaptée aux clubs et fédérations sportives

Déjà présente dans de nombreuses fédérations sportives, ligues, comités et clubs, dont la Fédération Française de Voile, la plateforme Voteer a su répondre parfaitement aux attentes du Yacht Club de Carnac.

Voteer a été choisie pour sa capacité à répondre aux enjeux clés :

• Accessibilité pour tous les électeurs,
• Gain de temps pour les organisateurs,
• Sécurité et confiance dans le processus de vote,
• Simplicité d’utilisation pour les membres comme pour les administrateurs.

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Déploiement de la solution Voteer au Yacht Club de Carnac

Convocation électronique et partage de la documentation

La mise en place de Voteer a permis au Yacht Club de Carnac de déployer une convocation électronique complète, incluant :

• l’envoi des convocations par email,
• le partage sécurisé des documents (rapports, résolutions, publications),
• un accès centralisé pour les membres.

Cette dématérialisation améliore la traçabilité et réduit considérablement la charge administrative.

Inscriptions et distinction présentiel / distanciel

La solution permet une gestion fine des inscriptions, avec une distinction claire entre :

• présence en présentiel,
• participation à distance en vidéo.

Cette granularité est essentielle pour l’organisation logistique, le calcul du quorum et la gestion de la feuille de présence.

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Une expérience fluide pour les organisateurs et les électeurs

Gestion des procurations conforme au cadre légal

Voteer intègre une gestion des procurations prenant en compte :

• les procurations nominatives,
• la limite légale du nombre de procurations autorisées,
• le contrôle automatique de la conformité.

Cela sécurise juridiquement les assemblées générales et conseils d’administration.

Feuille de présence électronique et émargement

La feuille de présence est gérée de manière entièrement dématérialisée :

• émargement électronique via QR code pour les participants en présentiel,
• émargement automatique en vidéo pour les participants à distance.

Cette fonctionnalité garantit un suivi précis des participants et facilite la production des rapports.

Vote en direct et urne électronique sécurisée

Le vote en direct, qu’il soit réalisé :

• en présentiel,
• ou en distanciel,

s’effectue via une urne électronique sécurisée, garantissant :

• l’intégrité des votes,
• la confidentialité,
• et la fiabilité des résultats.

Le calcul du quorum est automatisé, permettant de valider instantanément la conformité des décisions.

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Sécurité, conformité légale et RGPD

La plateforme Voteer s’inscrit dans une démarche de conformité légale stricte, essentielle pour une association de cette envergure.

Elle garantit :

• le respect du RGPD,
• la protection des données personnelles,
• la traçabilité des actions,
• et un environnement sécurisé et certifié.

Chaque étape du processus de vote est pensée pour renforcer la confiance des membres et des instances dirigeantes.

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Autonomie du club après la formation

Après une phase de formation et de prise en main, les équipes du Yacht Club de Carnac sont devenues parfaitement autonomes dans l’utilisation de la plateforme Voteer.

La solution a été particulièrement appréciée pour :

• sa simplicité d’interface,
• sa prise en compte de A à Z du processus de gouvernance,
• et sa capacité à s’adapter aussi bien aux conseils d’administration qu’aux assemblées générales.

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Témoignage client

« Nous avons particulièrement apprécié la simplicité de l’interface. Que ce soit en conseil d’administration ou en assemblée générale, tout se passe très bien. L’intégration vidéo avec Microsoft Teams est un véritable différenciateur qui améliore grandement l’expérience des électeurs. » Nicolas Letullier – Yacht Club de Carnac

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Résumé du projet – Yacht Club de Carnac & Voteer