Introduction – La confiance au cœur de la gouvernance
« Les archives constituent la mémoire des nations et des sociétés. Elles fondent leur identité et sont un élément clé de la société de l’information. »
Cette citation résume la mission essentielle du International Council on Archives (ICA) : préserver la mémoire collective et garantir la confiance dans les institutions à travers le monde.
Avec plus de 2 000 membres issus de 149 pays, l’ICA fédère des professionnels et des institutions autour d’un même enjeu : peut-on faire confiance aux archives ?
Cette question de la confiance, au cœur de sa mission, se retrouve naturellement dans la gouvernance de l’organisation elle-même.
Chaque année, son assemblée générale constitue un moment clé de transparence et de démocratie, où les décisions doivent être à la fois représentatives, sécurisées et exemplaires.
Après plusieurs expériences décevantes avec d’autres plateformes de vote en ligne — trop rigides, peu fiables et inadaptées à un public international —, l’ICA recherchait une solution capable d’allier simplicité, sécurité et accompagnement expert.
C’est dans cet esprit que l’organisation a choisi Voteer pour organiser une assemblée générale hybride réunissant ses membres à Barcelone et à distance via Zoom.
Un format hybride : présentiel à Barcelone et distanciel via Zoom
L’ICA souhaitait offrir à ses membres la possibilité de participer, où qu’ils se trouvent, dans des conditions identiques de fiabilité et de sécurité.
Grâce à Voteer, la distinction entre participants en présentiel et participants en distanciel a été gérée automatiquement, tout en centralisant la feuille de présence, les procurations, le vote et le Q&A au sein d’un environnement unique et intuitif.
Pour en savoir plus sur la solution de vote en ligne sécurisée utilisée par des organisations internationales, découvrez la plateforme Voteer.
Des fonctionnalités clés pour une gouvernance fluide et vérifiable
L’assemblée s’est appuyée sur plusieurs fonctionnalités clés de la plateforme Voteer :
- Feuille de présence numérique avec QR code, permettant un émargement rapide et vérifiable des membres sur place.
- Relances ciblées pour les non-inscrits, afin de maximiser la participation internationale.
- Gestion souple des procurations, conforme aux règles de représentation de l’organisation.
- Ouverture du Q&A dès la convocation, favorisant un débat anticipé et transparent.
- Vote en direct accessible simultanément à Barcelone et sur Zoom.
- Dépouillement instantané et partage en direct des résultats dans la salle et en ligne.
- Accès Backstage, offrant à la cliente une autonomie complète pour superviser l’événement et intervenir en temps réel si nécessaire.
Voteer permet de gérer différents types de vote en ligne, adaptés aux assemblées générales hybrides et aux organisations internationales.
Un accompagnement de A à Z
L’équipe Voteer a accompagné l’ICA avant, pendant et après l’assemblée, avec une présence sur place à Barcelone pour garantir une coordination parfaite entre les équipes locales et distantes.
Chaque étape — de la préparation du scrutin au partage des résultats — a été anticipée, testée et sécurisée.
« Organiser notre assemblée générale avec Voteer a été une expérience fluide et rassurante. La plateforme nous a permis de gérer chaque étape, du Q&A au vote, avec une simplicité et une fiabilité exemplaire. Cet accompagnement complet, en parfaite cohérence avec notre mission de confiance et de transparence, a fait toute la différence. » Clémence Almeras- Website and IT Coordinator chez ICA International Council on Archives
Résultat : transparence, efficacité et exemplarité
L’assemblée générale s’est déroulée sans accroc, avec un taux de participation élevé et un déroulement fluide du vote en direct.
Les résultats ont été instantanément partagés à Barcelone et sur Zoom, renforçant la confiance des membres dans le processus.
Après deux expériences insatisfaisantes avec d’autres prestataires, l’ICA a trouvé dans Voteer un partenaire à la hauteur de ses standards : une solution qui incarne les mêmes valeurs que celles portées par le Conseil — la confiance, la transparence et la transmission fidèle de la preuve.
