Une gouvernance internationale fondée sur la confiance : comment l’ICA a organisé son assemblée générale mondiale avec Voteer

Introduction – La confiance au cœur de la gouvernance

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« Les archives constituent la mémoire des nations et des sociétés. Elles fondent leur identité et sont un élément clé de la société de l’information. »

Cette citation résume la mission essentielle du International Council on Archives (ICA) : préserver la mémoire collective et garantir la confiance dans les institutions à travers le monde.

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Avec plus de 2 000 membres issus de 149 pays, l’ICA fédère des professionnels et des institutions autour d’un même enjeu : peut-on faire confiance aux archives ?

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Cette question de la confiance, au cœur de sa mission, se retrouve naturellement dans la gouvernance de l’organisation elle-même.

Chaque année, son assemblée générale constitue un moment clé de transparence et de démocratie, où les décisions doivent être à la fois représentatives, sécurisées et exemplaires.

Après plusieurs expériences décevantes avec d’autres plateformes de vote en ligne — trop rigides, peu fiables et inadaptées à un public international —, l’ICA recherchait une solution capable d’allier simplicité, sécurité et accompagnement expert.

C’est dans cet esprit que l’organisation a choisi Voteer pour organiser une assemblée générale hybride réunissant ses membres à Barcelone et à distance via Zoom.

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Un format hybride : présentiel à Barcelone et distanciel via Zoom

L’ICA souhaitait offrir à ses membres la possibilité de participer, où qu’ils se trouvent, dans des conditions identiques de fiabilité et de sécurité.

Grâce à Voteer, la distinction entre participants en présentiel et participants en distanciel a été gérée automatiquement, tout en centralisant la feuille de présence, les procurations, le vote et le Q&A au sein d’un environnement unique et intuitif.

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Pour en savoir plus sur la solution de vote en ligne sécurisée utilisée par des organisations internationales, découvrez la plateforme Voteer.

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Des fonctionnalités clés pour une gouvernance fluide et vérifiable

L’assemblée s’est appuyée sur plusieurs fonctionnalités clés de la plateforme Voteer :

• ‍Feuille de présence numérique avec QR code, permettant un émargement rapide et vérifiable des membres sur place.
• ‍Relances ciblées pour les non-inscrits, afin de maximiser la participation internationale.
• ‍Gestion souple des procurations, conforme aux règles de représentation de l’organisation.
• ‍Ouverture du Q&A dès la convocation, favorisant un débat anticipé et transparent.
• ‍Vote en direct accessible simultanément à Barcelone et sur Zoom.
• ‍Dépouillement instantané et partage en direct des résultats dans la salle et en ligne.
• ‍Accès Backstage, offrant à la cliente une autonomie complète pour superviser l’événement et intervenir en temps réel si nécessaire.

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Voteer permet de gérer différents types de vote en ligne, adaptés aux assemblées générales hybrides et aux organisations internationales.

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‍Un accompagnement de A à Z

L’équipe Voteer a accompagné l’ICA avant, pendant et après l’assemblée, avec une présence sur place à Barcelone pour garantir une coordination parfaite entre les équipes locales et distantes.

Chaque étape — de la préparation du scrutin au partage des résultats — a été anticipée, testée et sécurisée.

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« Organiser notre assemblée générale avec Voteer a été une expérience fluide et rassurante. La plateforme nous a permis de gérer chaque étape, du Q&A au vote, avec une simplicité et une fiabilité exemplaire. Cet accompagnement complet, en parfaite cohérence avec notre mission de confiance et de transparence, a fait toute la différence. » Clémence Almeras- Website and IT Coordinator chez ICA International Council on Archives

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Résultat : transparence, efficacité et exemplarité

L’assemblée générale s’est déroulée sans accroc, avec un taux de participation élevé et un déroulement fluide du vote en direct.

Les résultats ont été instantanément partagés à Barcelone et sur Zoom, renforçant la confiance des membres dans le processus.

Après deux expériences insatisfaisantes avec d’autres prestataires, l’ICA a trouvé dans Voteer un partenaire à la hauteur de ses standards : une solution qui incarne les mêmes valeurs que celles portées par le Conseil — la confiance, la transparence et la transmission fidèle de la preuve.