Déroulement d’un scrutin : étapes clés et bonnes pratiques du vote électronique

Un scrutin est un moment essentiel de démocratie et de gouvernance. Au-delà des décisions qui en découlent, il constitue également un temps d’échanges où doivent être garantis le dialogue, le débat et la liberté d’expression. La plateforme Voteer accompagne chaque organisation pour assurer un processus électoral à la fois sécurisé, transparent et respectueux de ces valeurs fondamentales.

‍

👉 Comprendre l’importance du vote

‍

Étape 1 – Préparation du scrutin

Un scrutin ne se limite pas à la seule période de vote. Sa réussite repose sur une préparation rigoureuse, qui englobe :

✨ la définition des règles du scrutin et des modalités de vote : bulletin secret ou ouvert, quorum, pondération des voix, procurations, vote sur une période ou en direct, présentiel, visioconférence ou hybride ;

✨ le choix des types de vote : à choix simple (uninominal), à choix multiple (plurinominal), par liste avec ou sans raturage ;

✨ la prise en compte de l’abstention, qu’elle soit comptabilisée comme suffrage non exprimé ou intégrée dans le calcul des résultats ;

✨ l’élaboration d’un planning détaillé précisant l’ensemble des échéances (communication, scellement, ouverture et clôture du vote, dépouillement) ;

✨ l’établissement et la validation de la liste des électeurs ;

✨ l’appel à candidatures et la validation des candidatures (pour les élections) ;

✨ la rédaction des votes (résolutions, élections, consultations).

Même si ces règles sont encadrées par un règlement intérieur, des statuts ou la loi, elles sont consignées dans un document unique qui peut être partagé avec toutes les parties prenantes, et, le cas échéant, négocié et signé pour garantir la clarté et l’adhésion de chacun.

‍

Étape 2 – Paramétrage

🖋️ Paramétrage du scrutin : nom, planning, type de bulletin, activation des fonctionnalités (collèges, inscriptions, procurations, gestion des présences, Q&A, publications).

⚙️ Préparation opérationnelle : import et vérification de la liste électorale, programmation des messages email/SMS, import des publications, création des questions de vote.

▶️ Scrutins tests : organisation d’un ou plusieurs scrutins tests en conditions réelles pour vérifier le bon fonctionnement du système et former les parties prenantes.

‍

Étape 3 – Scellement

La cérémonie de scellement réunit organisateurs, bureau de vote, commissions de supervision et observateurs. Son objectif est de figer le scrutin et de garantir son intégrité.

✅ Vérification des paramètres du scrutin ;

✅ Validation de la liste électorale ;

✅ Validation de la campagne de communication ;

✅ Validation des bulletins et modalités de vote ;

✅ Génération des clés de déchiffrement des urnes (conservées dans un serveur sécurisé ou distribuées entre les membres du bureau) ;

✅ Scellement final du scrutin.

Sur la plateforme, le scellement se matérialise par le passage du scrutin du statut “Brouillon” à “En cours”. Un code de scellement est généré et constitue la preuve auditable de l’intégrité du système.

‍

Étape 4 – Période de vote

Chaque électeur reçoit ses identifiants sécurisés par email et/ou SMS et se connecte via un simple navigateur.

Pendant cette période, il peut :

🗝️ s’authentifier de manière sécurisée ;

📄 consulter les publications et professions de foi (si activées) ;

❓ poser des questions via le module Q&A (si activé) ;

👥 confirmer ou valider sa participation à l’assemblée (si activé) ;

📝 émarger lors de son arrivée en présentiel, visioconférence ou hybride (si activé) ;

🤝 donner une procuration (si activé) ;

🗳️ voter et obtenir une preuve de dépôt de son bulletin.

En parallèle, les organisateurs supervisent le bon déroulement du scrutin et suivent en temps réel le taux de participation et l’émargement. Une cellule d’assistance est disponible à tout moment, pour accompagner électeurs et organisateurs.

‍

Étape 5 – Dépouillement

À la clôture du scrutin, les votes sont dépouillés de manière sécurisée. Le dépouillement n’intervient qu’après la fermeture définitive, garantissant l’absence de tout décompte partiel en cours de vote.

Les résultats apparaissent immédiatement dans l’interface d’organisation et, si activé, dans l’application électeur. Des procès-verbaux officiels et sécurisés sont générés automatiquement.

‍

Étape 6 – Clôture, archivage et suppression des données

Le scrutin est clôturé par l’organisateur. Les électeurs n’ont alors plus accès à l’interface de vote.

Les données et rapports essentiels — résultats, procès-verbaux, listes d’émargement — sont archivés de manière sécurisée pour permettre les contrôles et respecter les obligations réglementaires.

À l’issue de la période de conservation définie, l’ensemble des données, y compris les données personnelles et les bulletins de vote, sont supprimées de façon définitive.

‍

‍👉 Apprenez à rédiger un procès-verbal d’assemblée générale

‍

Pourquoi choisir le vote électronique ?

Le vote électronique s’impose aujourd’hui comme une solution moderne, sécurisée et accessible. Il simplifie l’organisation des scrutins, réduit les coûts logistiques, et garantit la participation d’électeurs où qu’ils se trouvent. Surtout, il offre un haut niveau de transparence grâce au scellement, au chiffrement et à la traçabilité des opérations. En favorisant l’accessibilité et l’inclusion, il contribue à renforcer la légitimité des décisions collectives.

‍

👉 Découvrez pourquoi le vote en ligne est votre meilleur choix pour votre prochain scrutin

‍

❓ FAQ