Ce guide rapide vous explique comment configurer et lancer un scrutin avec Voteer en suivant cinq étapes structurées.
Avant de commencer, assurez-vous d'avoir préparé :
- La liste des électeurs au format Voter
- Les documents à publier (rapports, pièces jointes, etc.)
- Les résolutions ou la liste des candidats soumis au vote
Les électeurs structurent chaque scrutin selon un processus clair et séquentiel, garantissant contrôle, traçabilité et intégrité de gouvernance, de la configuration initiale jusqu'au reporting final.
Étape 1 — Configuration du scrutins (Configurations)
Définissez la structure et le cadre de sécurité de votre scrutin :
- Nom du scrutin et période de vote (date, fuseau horaire)
- Niveau de sécurité et exigences d’authentification
- Règles de procuration et quorum
- Activation des modules (Q&A, publications, inscription, présence, formulaires)
À ce stade le bulletin de vote reste en cours Brouillon statut et n'est pas accessible aux électeurs.
Étape 2 — Gestion de la liste des électeurs (Électeurs)
Importez et structurez votre liste électorale :
- Import des électeurs via CSV ou création manuelle
- Définition du poids de vote et des règles d’éligibilité
- Gestion des groupes (collèges) si nécessaire
- Accès au profil détaillé de chaque électeur
La plateforme permet un suivi en temps réel :
- Statut d’inscription
- Gestion des procurations
- Statut de présence et de check-in
Les organisateurs peuvent suivre la participation via un tableau de bord centralisé.
Étape 3 — Gestion de la campagne de communications (Messages)
Préparez et pilotez les communications avec les électeurs :
- Envoi des identifiants de vote personnalisés (email/SMS)
- Planification des relances ciblées
- Relance des non-votants
- Suivi des rapports de livraison
Chaque message est traçable et associé à un statut de livraison.
Étape 4 — Supervision des votes (Live votes)
Gérez le déroulement du vote en temps réel :
- Création, validation et ouverture des questions
- Suivi de la participation (sans accès au contenu des votes)
- Gestion des Q&A et publications
- Présentation des questions et résultats (mode présentation)
Chaque question de vote suit son propre cycle de vie.
Étape 5 — Reporting et audit (Reports)
Clôturez, déchiffrez et documentez le scrutin :
- Déchiffrement des bulletins (Vault ou distribution des clés)
- Génération des rapports de résultats
- Export de la feuille de présence et des procurations
- Accès aux logs d’activité des électeurs
- Vérification du code de scellement
Tous les rapports sont téléchargeables et prêts pour audit.
⚠️ Statut du scrutin (Important)
Un scrutin évolue selon différents statuts au cours de son cycle de vie.
👉 Les électeurs peuvent accéder à la plateforme uniquement lorsque le scrutin est en statut “En cours”.
- Brouillon → phase de configuration, non accessible aux électeurs
- En cours (On Going) → le vote est ouvert et accessible
- Terminé → le vote est terminé
Assurez-vous que votre scrutin est en statut En cours avant d’inviter les électeurs à participer.
État des bulletins de vote et processus de scellage
Le passage de Draft à On Going scelle automatiquement la configuration du bulletin de vote, empêchant ainsi tout changement structurel et préservant l'intégrité procédurale.
⚠️ Statut des questions de vote (Important)
Chaque question de vote a également son propre statut.
Seules les questions en statut “Ouvert” sont accessibles aux électeurs.
Deux modes d’ouverture sont disponibles :
Ouverture automatique
- Définie lors de la configuration
- Les questions s’ouvrent et se ferment automatiquement selon les horaires définis (la question doit avoir le statut Valiidé
👉 Recommandé pour un vote sur une période
Ouverture manuelle
- Pilotée en temps réel par l’organisateur
- Permet d’ouvrir et de fermer les questions en fonction du déroulement de la réunion
👉 Recommandé pour un vote en direct
Voteer permet de structurer l’organisation d’un scrutin de manière claire et sécurisée, en garantissant contrôle, transparence et conformité à chaque étape du processus.