La convocation de l'assemblée générale des copropriétaires

L'Assemblée générale de copropriété a lieu tous les ans. Il est nécessaire de bien préparer sa convocation, mais également la réunion en elle-même, pour optimiser l'organisation de l'AG le jour-J. Nous vous accompagnons dans ces différentes étapes, et vous donnons des clés de compréhension quant à la convocation Assemblée générale copropriété.

Qui peut demander la convocation d'une Assemblée générale des copropriétaires ?

Une Assemblée générale ordinaire (AGO) se réunit tous les ans à une date similaire. Cette réunion est obligatoire. Elle vise à discuter des actualités de la copropriété, du budget, des travaux à réaliser, de son avenir...

Généralement, c'est le syndic de copropriété qui prévoit la convocation de l'Assemblée générale. Il la prépare tous les ans à une date proche, et prévoit aussi l'envoi de la convocation et l'ordre du jour à tous les membres qui seront invités à l'Assemblée générale. La convocation doit être envoyée par LRAR ou remise en main propre contre récépissé ou signature d'un bordereau.

À noter : chaque copropriétaire peut demander d'inscrire des questions à l'ordre du jour de l'Assemblée générale, tout comme le conseil syndical.

Pour une Assemblée générale extraordinaire (AGE), qui concerne des décisions urgentes, plusieurs personnes peuvent être à l'origine de sa convocation : le syndic de copropriété, le conseil syndical ou même les copropriétaires.

Que doit contenir la convocation à une Assemblée générale des copropriétaires ?

La convocation est une invitation à la réunion qui doit être envoyée à chaque copropriétaire. Sauf situation urgente, la convocation à l'Assemblée générale doit être envoyée sous un délai de 21 jours avant sa tenue, par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre recommandée électronique.

Bon à savoir : Ces conditions doivent être inscrites dans les statuts de la copropriété pour être valables.

Plusieurs éléments sont essentiellement inclus dans la convocation à l'Assemblée générale :

• La date, l'heure et le lieu auxquels a lieu l'AG
• Mentionner si la réunion est en présentiel, en distanciel ou en configuration hybride, et ajouter le lien de connexion si besoin
• L'ordre du jour de l'Assemblée générale et les questions soumises à délibération
• Un formulaire de vote par correspondance
• Des documents et justificatifs qui peuvent aider les copropriétaires à bien comprendre les enjeux et à voter pour la copropriété

Il est aussi possible de joindre un pouvoir, mais cela n'est pas une nécessité.

Comment est décidé l’ordre du jour d’une Assemblée générale de copropriétaires ?

L'ordre du jour contient l'ensemble des sujets et questions qui seront délibérés le jour de l'Assemblée générale.

À noter : Le syndic de copropriété doit obligatoirement créer l'ordre du jour de l'Assemblée générale en se concertant avec le conseil syndical.

Chaque membre de la copropriété peut demander en amont à ce qu'une ou plusieurs questions soient inscrites à l'ordre du jour pour être traitées pendant la réunion. La demande doit être envoyée par courrier, avec avis de réception.

Si un sujet n'est pas inscrit à l'ordre du jour, il est toutefois possible de l'évoquer au sein de l'AG. Néanmoins, il ne pourra pas être voté.

Opter pour le vote électronique pour l'Assemblée générale, un outil tout-en-un

Le vote électronique est une excellente manière de moderniser tous les aspects de votre Assemblée générale de copropriété.

En effet, avec notre plateforme de vote électronique Voteer, vous pourrez envoyer les convocations à l'Assemblée générale, et avoir accès à un accusé de réception qui vous permet de faire des relances. Ainsi, vous vous assurez que chaque membre de la copropriété a bien été informé de la tenue de la réunion. Une relance quelques jours avant l'AG peut aussi être prévue.

Voteer vous accompagne également dans la gestion le jour-J (comme avec la création de la feuille de présence), mais aussi pour organiser des votes en ligne efficaces, en présentiel, en distanciel et en hybride.

Une solution de vote électronique est donc une excellente façon de simplifier votre organisation, de gagner du temps et de maximiser le taux de participation à vos Assemblées générales.

Comment faire si l’on est absent à une Assemblée générale ?

Si un membre ne peut être disponible pour se rendre à l'AG, plusieurs solutions peuvent être envisagées.

Demander à être représenté à l’AG

Si vous ne pouvez pas être présent à l'Assemblée générale, il est possible de demander à être représenté par procuration. Pour cela, il faut rédiger un pouvoir, le signer, le dater, et le donner à une personne de la copropriété ou non, qui pourra se rendre à l'AG.

En revanche, il est interdit de donner son pouvoir à une personne du syndic, ou quiconque y étant liée.

Opter pour une Assemblée générale en hybride

Pour éviter les cas où les membres ne peuvent se déplacer, il est possible de voter par correspondance, ou encore de prévoir une AG à distance ou en hybride.

Dans ce cas, il faut que cette solution soit prévue dans les statuts de la copropriété.

Bon à savoir : La procuration ou les AG en distanciel/hybride peuvent permettre d'atteindre le quorum. Un point important, car si le quorum n'est pas atteint, alors les votes ne peuvent pas être réalisés et une seconde Assemblée doit être convoquée avec le même ordre du jour.

Toutes les questions les plus posées

Vous savez désormais tout ce qu'il y a à savoir sur la convocation à l'Assemblée générale de copropriété. Nous pouvons finir par évoquer quelques points supplémentaires pour les détailler.