L'organisation d'une Assemblée générale en visioconférence

Depuis la crise du COVID-19, nos habitudes ont changé, et notamment au sein du milieu professionnel. De plus en plus, les événements en visioconférence ont fait leur apparition et se sont installés dans le quotidien de nombreuses personnes. Et c'est également le cas pour les assemblées générales ! En effet, aujourd'hui, il est tout à fait possible d'organiser une assemblée générale en visio. Vous souhaitez en savoir plus ? Alors voici tout ce que vous devez savoir sur l'organisation d'une assemblée générale en visioconférence ainsi que ses avantages.

Toutes les étapes à suivre pour l'organisation d'une Assemblée générale en visioconférence

Peu importe la nature de votre structure (entreprise, syndic de copropriété, association, conseil syndical...), il est possible d'organiser votre assemblée générale à distance, et ce, très simplement. Voici quelques étapes clés qui vous permettront de réussir l'organisation de votre réunion à distance.

Bon à savoir : Il est également possible d'organiser votre assemblée générale dans un format hybride : mi-présentiel et mi-distanciel pour un vote par correspondance.

Choisir les bons outils

Qui dit assemblée générale en visioconférence dit logiciel internet. Et pour que votre événement soit réussi, il est primordial de choisir les bons outils.

Tout d'abord, soyez sûr d'être équipé du matériel nécessaire afin de mener à bien la tenue de l'assemblée. Vous devez posséder :

• Une webcam afin d'être visible par l'ensemble de vos collaborateurs
• Un micro de bonne qualité pour faciliter les échanges et être sûr que tout le monde puisse vous entendre
• Un casque ou des écouteurs performants afin de pouvoir échanger en toute fluidité avec les participants
• Une très bonne connexion internet

En plus du matériel, le choix des outils doit également concerner le logiciel choisi afin d'accueillir l'assemblée. En effet, la plateforme doit être idéale, en proposant un large panel de fonctionnalités et d'options afin de répondre à vos exigences. Mais ce n'est pas tout, le logiciel utilisé doit aussi et surtout être sécurisé et respecter les différentes lois de protections des données afin de rassurer vos collaborateurs.

Voici quelques questions à vous poser afin d'orienter votre décision vers le bon outil :

• Combien de participants seront conviés à l'AG ?
• Quel est le niveau de sécurité de la plateforme ?
• Est-ce que l'outil est simple et efficace ?

Envoyer un guide aux participants

Lors de l'envoi des convocations à l'assemblée générale à vos participants et aux copropriétaires, nous vous conseillons largement de leur fournir un guide de l'AG en visioconférence.

En effet, surtout s'il s'agit de la première fois, il est très important de faire en sorte que vos collaborateurs soient à l'aise avec le format et comprennent le fonctionnement et les règles de la plateforme en amont du jour-j.

Ce guide doit alors contenir un tutoriel d'utilisation de la plateforme, les informations nécessaires de connexion afin d'accéder à la réunion le jour-j, une explication du déroulé du vote en ligne...

Nous vous conseillons également de désigner une personne comme "référente" qui sera en mesure de répondre à toutes les questions si nécessaire. Son contact peut être ajouté à la fin du guide.

Animer une AG en visioconférence

Lors du jour-j, il est primordial de maintenir l'attention de tous vos participants à distance et de leur permettre d'interagir le plus souvent possible. De ce fait, l'accent doit être porté, encore plus que d'habitude, sur l'échange, la participation et l'interaction avec vos collaborateurs.

Vous pouvez pour se faire utiliser certaines fonctionnalités de la plateforme choisie, comme le chat.

Utiliser le vote électronique, un outil fiable pour une Assemblée générale en visio

Le vote est un moment crucial lors d'une assemblée générale. C'est pour cette raison que Voteer vous accompagne dans l'élaboration de votre vote en ligne dans le cadre d'une assemblée générale en visioconférence !

Un vote à distance simple, fiable et sécurisé

En optant pour Voteer pour organiser le vote de votre assemblée générale en visioconférence, vous faites le choix d'un vote à distance simple, fiable et sécurisé.

En effet, Voteer s'engage à respecter scrupuleusement les normes légales les plus rigoureuses en matière de vote en ligne. Pour chaque type de scrutin, la plateforme met un point d'honneur à garantir :

• La sécurité du vote en ligne : Voteer utilise des technologies de pointe pour assurer que chaque vote est confidentiel et protégé contre toute tentative de fraude ou d'interférence
• L’intégrité de son outil de vote : La plateforme est conçue pour être infaillible, offrant une robustesse et une fiabilité inégalées, afin de prévenir toute manipulation ou altération des votes.
• La transparence des résultats : Les résultats du vote sont accessibles et vérifiables, permettant à tous les participants de s'assurer de l'exactitude et de l'honnêteté du processus.
• L’auditabilité du processus de vote : Chaque étape du vote est traçable et vérifiable, garantissant ainsi que le processus peut être examiné et validé par des auditeurs indépendants.

Grâce à Voteer, vous et vos collaborateurs pouvez avoir une totale confiance dans la réalisation de votre vote. La plateforme assure une expérience de vote sécurisée, transparente et fiable, vous permettant de vous concentrer sur l’essentiel : les décisions prises lors de votre assemblée générale.

Des outils pour un vote sur-mesure

En utilisant Voteer pour mettre en place votre vote, vous serez certain de bénéficier d'un vote sur-mesure lors de votre assemblée générale.

En effet, nos spécialistes et professionnels vous accompagnent afin de sélectionner les options et les fonctionnalités parfaites pour le bon déroulé de votre vote. Avec notre formule 100% personnalisable, vous pourrez adapter votre vote :

• Au nombre de participants à votre scrutin
• Aux différentes options de vote
• À la durée du scrutin...

Les questions les plus posées par les utilisateurs

Vous vous posez encore des questions sur l'organisation d'une assemblée générale en visioconférence ? Alors voici notre section questions/réponses qui pourra certainement vous apporter les réponses que vous attendez !

Quel est le contenu d'une assemblée générale ?

Une assemblée générale comprend la présentation et l'approbation des rapports financiers, la discussion et la prise de décisions sur les orientations stratégiques de l'organisation, ainsi que l'élection des membres du conseil d'administration et autres points à l'ordre du jour.

Qui peut organiser une assemblée générale ?

Une assemblée générale peut être organisée par le conseil d'administration, le président de l'organisation ou toute autre personne mandatée par les statuts de l'organisation, comme un comité de direction ou un secrétaire général.

Qu'est-ce que la feuille de présence dans le cadre d'une assemblée générale ?

La feuille de présence dans le cadre d'une assemblée générale est un document officiel où sont inscrits les noms des participants, permettant de vérifier le quorum nécessaire et de consigner la présence des membres. Elle est signée par les participants en début de réunion pour attester de leur présence.

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