Organiser une assemblée générale : 6 conseils pour réussir

L’assemblée générale est un incontournable de la vie d’une association, d’une entreprise ou des copropriétaires. Quelles sont les étapes à respecter ? Comment organiser une assemblée générale sans rien oublier ? Voteer vous livre ses 6 meilleurs conseils pour réussir ce moment phare.

1- Définir un ordre du jour

Avant même de communiquer autour de votre assemblée générale, vous devrez fixer un ordre du jour. En effet, il devra être indiqué sur les convocations. Vous devrez donc l’avoir en tête en amont des envois. L’ordre du jour est votre fil conducteur lors de la tenue de votre assemblée générale. Il permet d'aborder tous les points essentiels de la vie de votre institution. C’est également l’occasion pour les participants, lorsqu’ils le reçoivent, de prendre connaissance des thématiques qui seront abordées lors de la séance. Ils pourront alors préparer des questions, des remarques ou des suggestions.

2- Envoyer les convocations

Après avoir défini l’ordre du jour de votre assemblée générale, il est temps de penser à convoquer les participants. Vous vous en doutez, vos adhérents, actionnaires, associés ou copropriétaires, doivent prendre part à cet événement.

La personne chargée de l’envoi des convocations est désignée dans les statuts de votre institution. Elle pourra convoquer les participants de différentes manières :

• par courrier simple ;
• par lettre recommandée ;
• par e-mail ;
• par affichage sur le site internet ou les réseaux sociaux de la structure.

Certains modes d’envoi sont obligatoires, c’est le cas de la lettre recommandée pour les SARL par exemple.

À noter que les convocations doivent être envoyées au minimum 15 jours avant la date de l’assemblée générale. Rien n’empêche, évidemment, de l’envoyer un peu plus tôt afin de mobiliser un maximum de participants. Nous vous recommandons de faire parvenir vos invitations entre 15 jours et 1 mois avant l’assemblée générale.

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La convocation doit mentionner :

• le nom de la société ou de l’association et son adresse ;
• le type d’assemblée (assemblée générale ordinaire ou assemblée générale extraordinaire) :
• la date, l’heure et le lieu de l’événement ;
• l’ordre du jour ;
• le nom, la fonction et la signature de la personne qui a envoyé la convocation.

Voteer se charge de l’envoi des convocations par e-mail et adresse également la preuve de la réception de la convocation, qui est un impératif légal. Grâce à cela, nous proposons une réelle alternative au courrier avec accusé de réception. Découvrez nos solutions d’assemblée générale en visioconférence.

3- Penser aux absents

Il est rare que 100 % des personnes conviées assistent à une assemblée générale. Impératifs personnels, contre-temps, distance géographique sont autant d’éléments qui peuvent faire diminuer le nombre de participants. C’est pourquoi vous devrez proposer aux participants de donner procuration à une tierce personne de confiance. De cette manière, la voix du membre est entendue malgré son absence. 

Vous avez également la possibilité d’organiser votre assemblée générale à distance, par le biais de Voteer, afin d’engager votre audience et d’augmenter considérablement le taux de participation. Grâce à des services innovants, simples et intuitifs, les participants prennent part aux décisions, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Découvrez notre offre d’assemblée générale en visioconférence.

4- Gérer la séance

Le jour J est arrivé : votre assemblée générale ouvre ses portes. À leur arrivée, les participants (ou leurs représentants) signent la feuille de présence. Cela vous permet de savoir si le quorum est atteint. 

L’assemblée générale débute par le rappel de l’ordre de jour. Puis, chaque point qui y figure est développé, avec la prise de parole d’intervenants concernés par le sujet (le trésorier pour parler des comptes par exemple). Notre conseil pour une assemblée générale efficace est de proposer un message dynamique, des animations type PowerPoint afin de souligner vos propos et de rendre concrètes les informations transmises. Ce moment incontournable a la fâcheuse réputation d’être ennuyant, alors que c’est un temps de rencontre et de partage. Captivez votre audience et dynamisez chaque intervention pour faire changer d’avis les participants réticents ! Proposez à votre audience de noter ses questions pour y revenir lorsque tous les éléments de l’ordre du jour auront été abordés. Ainsi, vous pourrez mener votre séance sans interruption et donner la parole à chacun au moment voulu.

Arrive alors le moment du vote et de la prise de décision.

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Les + de Voteer :

Chez Voteer, la feuille de présence est signée électroniquement.

Aussi, nous vous proposons de partager vos rapports avant votre assemblée générale. Cela permet aux participants de les consulter en amont et d’en prendre connaissance.

D’ailleurs, Voteer a mis en place une rubrique Questions/Réponses afin de faciliter le dialogue avant, pendant et même après votre assemblée générale.

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5- Rédiger le procès-verbal 

À l’issue de l’assemblée générale, il faudra rédiger un procès-verbal. Ce document officiel reprend les conclusions de l’assemblée. Il s’agit du compte-rendu. Le procès-verbal n’est pas toujours obligatoire (en association notamment) mais est fortement recommandé pour attester de la véracité des mesures adoptées. Il doit mentionner plusieurs éléments :

• la date et le lieu de l’assemblée générale ;
• le nom et le prénom du président de l’assemblée ;
• la liste des documents fournis lors de l’assemblée ;
• la liste des résolutions soumises au vote ;
• le compte-rendu des débats ;
• les résultats du vote. 

Le procès-verbal permet également de se prémunir de toute contestation. Il conviendra alors d’être très précis, clair et transparent dans la retranscription. 

Que vous soyez une entreprise, des copropriétaires ou une association, le procès-verbal devra obligatoirement être signé pour être valide (par les associés, les actionnaires, par le président, le secrétaire, etc.)

6- Diffuser le procès-verbal

Lorsque le procès-verbal sera signé par les personnes mentionnées dans vos statuts, vous devrez le diffuser. Légalement, vous n’avez pas d’obligation à l’envoyer à chaque participant. Néanmoins, il doit être possible de le consulter facilement : sur place ou sur demande. Vous pouvez également le publier sur votre site internet afin qu’il soit disponible en un clic.

Ce document doit être conservé pendant 6 ans. Nous vous recommandons d’en faire une copie numérique et une copie papier.

Selon la structure, le procès-verbal devra être publié au greffe du tribunal du commerce ou déposé au RCS (pour les entreprises). Pour les associations, toute modification des statuts juridiques, du nom ou du siège doit être notifiée à la préfecture.

Notre liste de conseils vous aide à mieux comprendre les rouages de l’organisation de votre assemblée générale. Mais que diriez-vous de la confier à un prestataire extérieur ? Et si organiser une assemblée générale en visioconférence était la solution ? Chez Voteer, nous en sommes convaincus. À l’heure de la digitalisation, le vote et les réunions hybrides prennent de plus en plus de place. Et pour cause : ils permettent de rassembler les participants, peu importe l’endroit où ils se trouvent. Notre système de vote en ligne garantit fiabilité, sécurité et transparence, tout en favorisant le dialogue avec votre audience. Alors n’attendez plus pour découvrir nos offres .